Lunet zorg: tevreden gebruiker van het AXI inkoopsysteem

banner_lunet_inkoop

Lunet zorg mikt op world-class purchasing

Aan het woord is inkoopmanager Jeroen van den Bergh. ‘We werken gedecideerd toe naar een besparingsdoelstelling van 25 miljoen euro in vier jaar op een jaarlijkse spend van 45 miljoen euro. Om deze ambitieuze besparingsdoelstelling te realiseren, kiezen we resoluut voor inkoopprofessionalisering via verregaande automatisering en stroomlijning van de complexe inkoopprocessen.’ ‘De organisatie komt van ver’, vervolgt van den Bergh. ‘ Toen ik in 2011 kennismaakte met Lunet zorg ontbrak een inkoopsysteem en-functie. Het order- en factureringsproces verliep nog handmatig en decentraal. Er waren amper inkoopcontracten. Was er al sprake van een inkoopcontract, dan werd dit vrijwel altijd afgesloten op basis van leveranciersvoorwaarden. Afnameoverzichten waren niet beschikbaar, spend-analyses onmogelijk en er werd zelden gewisseld van leverancier. Bovendien waren de meer dan tweehonderd locaties en de twee grote woonparken in Duizel en Eindhoven gewend hun eigen aankopen te doen en de verantwoordelijkheid voor hun eigen budgetten te dragen.’

Van den Bergh gaat verder: ‘Omwille van recente overheidsmaatregelen, de onzekerheid over aanbestedingen van zorg in gemeentes, ontstond er een grote druk op de organisatie om de inkoopprocessen te professionaliseren en stevige besparingen te realiseren. Van de directie kreeg ik een duidelijk mandaat om de inkoopprofessionalisering door te zetten. Als basis voor de inkoopprofessionalisering werkten we een strategisch inkoopbeleid uit voor de periode 2014 – 2017.’

Investeren in tools

Begin 2014 ging het project centrale inkoop van start, zowel voor de inkoop van zorg als voor de inkoop door de stafafdelingen.

‘Hierbij heeft Lunet zorg, ondanks alle bezuinigingen, geïnvesteerd in softwareoplossingen voor e-procurement, logistiek en e-invoicing’, zegt van den Bergh. De keuze is gemaakt voor AXI omwille van hun brede ervaring in de Nederlandse zorgsector, de aangeboden software functionaliteiten, de begeleiding en het cloud aanbod.’

Nieuw magazijn

Een aandachtspunt binnen de inkoopprofessionalisering was de centrale inkoop van voeding. Van den Bergh verduidelijkt: ‘Vroeger waren er voor de verwerking van bestellingen voor enkele honderden woningen meerdere fte’s nodig om het administratieve en operationele proces te automatiseren. Om deze complexe logistieke stromen te managen en JIT-leveringen van verse voeding op alle locaties mogelijk te maken, heeft Lunet zorg een nieuw magazijn in gebruik genomen. De logistieke stroom van goederen is grotendeels geautomatiseerd in het e-procurement systeem van AXI waarbij de locaties hun bestellingen kunnen doorvoeren.’

Kerntaken van de inkooporganisatie

‘Ondanks het gegeven dat Lunet zorg een grote organisaties is, zijn we erin geslaagd om de inkooporganisatie klein te houden,’ vertelt van den Bergh. ‘Als inkooporganisatie zijn we niet bezig met operationele werkzaamheden. Met de bestellingen heeft inkoop geen bemoeienis. We focussen op het realiseren van toegevoegde waarde voor de organisatie, zoals: optimalisatie van het e-procurement proces, contractbeheer, artikel- en assortimentbeheer, bewaking van de levertijden, ed.’

Resultaten van het e-procurement project

Van den Bergh: ‘ Het project centrale inkoop is volledig georganiseerd, geautomatiseerd en geoptimaliseerd. Een grote groep gebruikers is getraind om het e-procurement systeem van AXI te gebruiken; op pc, tablet of smartphone. Alle processen, mandaatregelingen en assortimenten zijn in het AXI systeem verwerkt. Er is een duidelijk overzicht van wie wat afneemt en bijsturing achteraf is altijd mogelijk. Tegelijk lopen alle uitgaven via het centrale inkoopproces. Via het e-procurement systeem bestellen afdelingen producten bij geselecteerde leveranciers, waarbij meer en meer gebruik wordt gemaakt van een punch-out koppeling met externe webshops.’

‘Met het door AXI opgeleverde e-procurement systeem werken we aan onze doelstelling om over een jaar minimaal 70 procent en eind 2017 minimaal 90 procent van de facturen automatisch te betalen, zonder handmatige handelingen. Op 25.000 facturen betekent dit een forse besparing voor onze organisatie’, besluit van den Bergh.

jeroen-van-den-berg-lunet-zorg-1

Jeroen van den Bergh, inkoopmanager bij Lunet zorg

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s