Wit-Gele Kruis Vlaams-Brabant kiest voor digitalisering en innovatie

 

iStock-870060028.jpg

Wit-Gele Kruis Vlaams-Brabant is een van de vijf autonome provinciale Wit-Gele Kruisverenigingen, die elk als marktleider actief zijn in de thuisverpleging. De Vlaams-Brabantse organisatie telt meer dan 850 medewerkers en verzorgt maandelijks 10.000 patiënten.

‘Om onze patiënten een kwaliteitsvolle en geïntegreerde totaalzorg te kunnen aanbieden, gaat veel aandacht naar het goed beheer van de werkingsmiddelen en innovatie’, vertelt Siebrecht Plateau, financieel directeur bij Wit-Gele Kruis Vlaams-Brabant. ‘Binnen de administratie zetten we de stap naar een maximale digitalisering van de financiële administratie en de inkoopprocessen. Hiertoe hebben we een strategisch partnership afgesloten met onze nieuwe software partner AXI.’

Een gefaseerde aanpak

Plateau legt uit: ‘In een eerste fase wordt gewerkt rond de thema’s: financieel beheer, klanten en leverancierboekhouding, beheer van de investeringen, begroting en rapportage. Fase twee omvat de inrichting van automatische workflows voor bestelaanvragen en de automatische verwerking van facturen. Van zodra deze processen optimaal zijn ingericht, richten we onze aandacht op de integrale digitalisering van het purchase-to-pay proces voor de niet-zorg gerelateerde aankopen en het voorraadbeheer voor het medisch materiaal.’

Plateau over de relatie met AXI: ‘De samenwerking met AXI is niet beperkt tot de implementatie van de financiële ERP oplossing en ondersteuning in het kader van de afgesloten service level agreement. In nauwe samenwerking met onze IT afdeling staat AXI in voor de integratie van de financiële ERP oplossing in het uitgebreide ICT landschap van het Wit-Gele Kruis Vlaams-Brabant. Dit landschap omvat de centrale Wit-Gele Kruis applicatie en talrijke externe applicaties zoals MyCareNet en XPO.’

WGK_VB

Meer weten over de financiële ERP oplossing van AXI? In België kunt u Mark Lambert – 03 860 40 00 contacteren. In Nederland kunt u contact opnemen met Dick van Veen – 076 572 55 00.

 

CAW Antwerpen kiest voor de begrotingsoplossing van AXI

Blowing dandelions

Als Centrum Algemeen Welzijn telt CAW Antwerpen 60 locaties, 530 medewerkers en 265 vrijwilligers. Binnen een werkingsgebied met 28 gemeenten en één miljoen inwoners wordt gewerkt rond de thema’s familiaal geweld, dak- & thuisloosheid, kinderen & jongeren, forensische hulp, relaties, psychosociaal welzijn, schuldhulpverlening, opvoeding en slachtofferhulp.

Begrotingsefficiëntie verbeteren

Om de werkingskosten te financieren krijgt CAW Antwerpen subsidie van de Vlaamse overheid, financiële steun van de stad Antwerpen, het OCMW Antwerpen, de provincie Antwerpen en Triple P. Voor de verdere uitbouw van de deelwerkingen, voor de infrastructuur en voor vernieuwende projecten is CAW Antwerpen steeds op zoek naar bijkomende financiering. In dit werkingskader is het voor CAW Antwerpen essentieel om de begrotingsefficiëntie te verbeteren.

Snel en accuraat begroten en bijsturen

Met de ingebruikname van de zorgspecifieke begrotingsoplossing van AXI betracht CAW Antwerpen het begrotingsproces te versnellen, de accuraatheid te verhogen, op een eenvoudige manier toekomstige scenario’s door te rekenen en de periodieke begrotingscontroles te beheren. In het voorjaar van 2018 wordt de software geparametriseerd voor CAW Antwerpen. De eerste begrotingscontrole en begrotingsbijsturing wordt in mei 2018 met de AXI oplossing uitgevoerd.

CAW_Antwerpen_logo

Meer weten over de AXI begrotingsoplossing? In België kunt u contact opnemen met Mark Lambert – tel: 03 860 40 00. In Nederland kunt u contact opnemen met Dick van Veen – tel: 076 572 55 00.

Mondriaan kiest voor AXI

Mondriaan hoofdlocatie JFK

Mondriaan, een GGZ-instelling in Zuid-Limburg met circa 2.000 medewerkers, heeft na een uitgebreide oriëntatiefase gekozen voor de AXI software om het purchase-to-pay en het financieel proces te implementeren.

Ontzorging van de medewerkers op 40 decentrale locaties

Met de keuze voor de aanschaf en de implementatie van de AXI software wil Mondriaan een efficiencyslag gaan realiseren op de interne processen waarbij ook het ontzorgen van de medewerkers op de ca. 40 decentrale locaties centraal zal staan. Ook de ondersteunende diensten van Finance en Control zullen beter en sneller op actuele situaties met leveranciers en klanten kunnen inspelen met de uitgebreide standaard functionaliteit van de software. De implementatie zal in de loop van 2018 starten.

Mondriaan FC logo contouren

Meer weten? Neem contact op met Dick van Veen (NL) of Mark Lambert (BE)

Lunet zorg: tevreden gebruiker van het AXI inkoopsysteem

banner_lunet_inkoop

Lunet zorg mikt op world-class purchasing

Aan het woord is inkoopmanager Jeroen van den Bergh. ‘We werken gedecideerd toe naar een besparingsdoelstelling van 25 miljoen euro in vier jaar op een jaarlijkse spend van 45 miljoen euro. Om deze ambitieuze besparingsdoelstelling te realiseren, kiezen we resoluut voor inkoopprofessionalisering via verregaande automatisering en stroomlijning van de complexe inkoopprocessen.’ ‘De organisatie komt van ver’, vervolgt van den Bergh. ‘ Toen ik in 2011 kennismaakte met Lunet zorg ontbrak een inkoopsysteem en-functie. Het order- en factureringsproces verliep nog handmatig en decentraal. Er waren amper inkoopcontracten. Was er al sprake van een inkoopcontract, dan werd dit vrijwel altijd afgesloten op basis van leveranciersvoorwaarden. Afnameoverzichten waren niet beschikbaar, spend-analyses onmogelijk en er werd zelden gewisseld van leverancier. Bovendien waren de meer dan tweehonderd locaties en de twee grote woonparken in Duizel en Eindhoven gewend hun eigen aankopen te doen en de verantwoordelijkheid voor hun eigen budgetten te dragen.’

Van den Bergh gaat verder: ‘Omwille van recente overheidsmaatregelen, de onzekerheid over aanbestedingen van zorg in gemeentes, ontstond er een grote druk op de organisatie om de inkoopprocessen te professionaliseren en stevige besparingen te realiseren. Van de directie kreeg ik een duidelijk mandaat om de inkoopprofessionalisering door te zetten. Als basis voor de inkoopprofessionalisering werkten we een strategisch inkoopbeleid uit voor de periode 2014 – 2017.’

Investeren in tools

Begin 2014 ging het project centrale inkoop van start, zowel voor de inkoop van zorg als voor de inkoop door de stafafdelingen.

‘Hierbij heeft Lunet zorg, ondanks alle bezuinigingen, geïnvesteerd in softwareoplossingen voor e-procurement, logistiek en e-invoicing’, zegt van den Bergh. De keuze is gemaakt voor AXI omwille van hun brede ervaring in de Nederlandse zorgsector, de aangeboden software functionaliteiten, de begeleiding en het cloud aanbod.’

Nieuw magazijn

Een aandachtspunt binnen de inkoopprofessionalisering was de centrale inkoop van voeding. Van den Bergh verduidelijkt: ‘Vroeger waren er voor de verwerking van bestellingen voor enkele honderden woningen meerdere fte’s nodig om het administratieve en operationele proces te automatiseren. Om deze complexe logistieke stromen te managen en JIT-leveringen van verse voeding op alle locaties mogelijk te maken, heeft Lunet zorg een nieuw magazijn in gebruik genomen. De logistieke stroom van goederen is grotendeels geautomatiseerd in het e-procurement systeem van AXI waarbij de locaties hun bestellingen kunnen doorvoeren.’

Kerntaken van de inkooporganisatie

‘Ondanks het gegeven dat Lunet zorg een grote organisaties is, zijn we erin geslaagd om de inkooporganisatie klein te houden,’ vertelt van den Bergh. ‘Als inkooporganisatie zijn we niet bezig met operationele werkzaamheden. Met de bestellingen heeft inkoop geen bemoeienis. We focussen op het realiseren van toegevoegde waarde voor de organisatie, zoals: optimalisatie van het e-procurement proces, contractbeheer, artikel- en assortimentbeheer, bewaking van de levertijden, ed.’

Resultaten van het e-procurement project

Van den Bergh: ‘ Het project centrale inkoop is volledig georganiseerd, geautomatiseerd en geoptimaliseerd. Een grote groep gebruikers is getraind om het e-procurement systeem van AXI te gebruiken; op pc, tablet of smartphone. Alle processen, mandaatregelingen en assortimenten zijn in het AXI systeem verwerkt. Er is een duidelijk overzicht van wie wat afneemt en bijsturing achteraf is altijd mogelijk. Tegelijk lopen alle uitgaven via het centrale inkoopproces. Via het e-procurement systeem bestellen afdelingen producten bij geselecteerde leveranciers, waarbij meer en meer gebruik wordt gemaakt van een punch-out koppeling met externe webshops.’

‘Met het door AXI opgeleverde e-procurement systeem werken we aan onze doelstelling om over een jaar minimaal 70 procent en eind 2017 minimaal 90 procent van de facturen automatisch te betalen, zonder handmatige handelingen. Op 25.000 facturen betekent dit een forse besparing voor onze organisatie’, besluit van den Bergh.

jeroen-van-den-berg-lunet-zorg-1

Jeroen van den Bergh, inkoopmanager bij Lunet zorg

Coöperatie A59 werkt met AXI inkoop

Coöperatie A59 is een samenwerkingsverband van vijf Brabantse GGZ-instellingen: GGz Breburg, GGZ Oost Brabant, Reinier van Arkel, GGZ Westelijke Noord Brabant en De Viersprong. Via inkoopsamenwerking wordt gestreefd naar efficiëntiewinst en het besparen op de gezamenlijke inkoopuitgaven.

Uniek in Nederland: volledig inkoop- en logistiek systeem voor vijf GGZ organisaties

Samenwerking tussen organisaties is vaak lastig, maar binnen A59 begrijpt men elkaar goed. Over de samenwerking is men erg enthousiast. ‘Dit is nog nergens in Nederland op deze wijze gerealiseerd en is uniek’, vertelt Hans de Laat, inkoopadviseur bij GGZ Oost Brabant. “Naast het financieel voordeel van de exploitatie van één gezamenlijk systeem, geeft ons dit ook voordelen op het gebied van betere beheersbaarheid. Ook hebben wij nu meer inzicht in de gezamenlijke ‘spend’, wat als goede input dient voor nieuwe en betere inkooptrajecten. Het systeem is verder zo ingericht dat eventuele toekomstige deelnemers op eenvoudige wijze kunnen worden geïmplementeerd binnen het systeem.

Het gezamenlijk inkoop- en logistiek systeem is een standaard applicatie van AXI waarin de uitgangspunten omtrent de inkoopsamenwerking zijn geïmplementeerd. Dit betekent “centraal en gemeenschappelijk doen waar er winst te behalen valt; decentraal de flexibiliteit behouden daar waar het nodig is”. Bij de inrichting en parametrisering van de software is gewerkt vanuit dit uitgangspunt. Er wordt gewerkt vanuit één omgeving, waarbij de applicatie wordt gehost en technisch beheerd in het AXI datacenter. Het functioneel beheer van de applicatie wordt binnen A59 zelf gedaan.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dick van Veen.

MeanderGroep Zuid-Limburg optimaliseert haar financiële ERP oplossing

MeanderGroep Zuid-Limburg is de meest complete zorgaanbieder in Parkstad en Westelijke Mijnstreek. De zorggroep heeft een omzet van 168 miljoen euro en meer dan 5.000 werknemers helpen jaarlijks meer dan 20.000 inwoners in de regio.

Zes jaar terug nam MeanderGroep Zuid-Limburg de geïntegreerde AXI oplossing voor financieel beheer, inkoop en logistiek in gebruik.

Om de interne en externe processen verder te verbeteren, worden regelmatig nieuwe functionaliteiten toegevoegd aan de oplossing.

Automatische verwerking van PDF facturen

PDF facturen kunnen voortaan automatisch uitgelezen worden uit e-mailboxen; waarbij de factuurgegevens automatisch worden herkend en verwerkt.

Bovendien stelt MeanderGroep Zuid-Limburg aan de goedkeurders een door AXI ontwikkelde app ter beschikking. Met deze tablet-app (iOS of Android) kunnen inkoopfacturen mobiel worden beoordeeld en gefiatteerd.

‘Met het verder optimaliseren van onze administratieve processen proberen we zo efficiënt mogelijk te werken en onze bestaande systemen optimaal te benutten’, aldus Ineke Koops, Hoofd Financiële Administratie bij MeanderGroep Zuid-Limburg.

Het nieuwe webportaal ondersteunt de zorgmedewerkers van MeanderGroep Zuid-Limburg in het bestelproces

Op 7 december 2015 is MeanderGroep Zuid-Limburg live gegaan met de nieuwe versie van AXI Discovery. Met een geheel nieuw webportaal is er veel aandacht besteed aan eenvoud en gemak voor decentrale gebruikers. Aanvragers en budgethouders kunnen op een heel gebruiksvriendelijke manier bestelaanvragen plaatsen, aanvragen beoordelen, facturen beoordelen, contracten raadplegen en verlengen, ontvangsten registreren en inkooporders plaatsen.

‘Met het AXI systeem werken tientallen professionele gebruikers op de financiële administratie, het bedrijfsbureau en bij inkoop. Daarnaast werken er honderden zorgmedewerkers met het systeem dat hen ondersteunt in het proces. Juist voor hen is het van groot belang dat dit heel intuïtief gebeurt. Met het nieuwe webportaal is daar een grote stap voorwaarts gemaakt. De reacties zijn heel positief’, aldus Ineke Koops.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dick Van Veen

meandergroep.

GGZ Oost Brabant implementeert de AXI begrotingsoplossing

Net als veel andere zorginstellingen ziet ook GGZ Oost Brabant zich geplaatst voor veranderingen in de zorgsector; veranderingen waarop geanticipeerd moet worden. Efficiënter werken en beter inzicht in activiteiten en prestaties worden steeds belangrijker in de sturing.

Om deze reden heeft GGZ Oost Brabant in de zomermaand de AXI begrotingsoplossing geïmplementeerd ter ondersteuning van de centrale Planning & Control afdeling als ook de betrokken managers van de zorgeenheden.

We hebben de stap gezet naar een zorgspecifieke begrotingsapplicatie

In gesprek met Stefan de Kort, Directeur Finance & Control:

‘De afgelopen jaren hebben wij intern toegewerkt naar een momentum om geautomatiseerd onze jaarlijkse begroting vorm te geven. Naast het feit dat dit proces nogal arbeidsintensief was en we hier in tijd wilden besparen, lag er ook de nadrukkelijke wens om onze managers in dit proces te betrekken.’

Stefan de Kort vervolgt: ‘Na een kort voortraject konden wij ons in de huidige standaard functionaliteit van de AXI oplossing goed vinden. Dit heeft geresulteerd in een korte implementatie, zonder uitloop in tijd en kosten. De totale projectorganisatie aan beide kanten was erg goed, waardoor ik eigenlijk persoonlijk zelf geen tijd in dit project hebt moeten investeren, iets waar iedere leidinggevende van droomt.’

Stefan de Kort besluit: ‘Ook bij ons in de instelling zien we dat Finance en Control steeds belangrijkere onderdelen worden in onze bedrijfsvoering. Het gaat er niet om dat je alleen je financiële huishoudboekje in orde hebt, maar je moet met name ook In Control zijn en vooruit kunnen kijken naar ontwikkelingen die op je afkomen. Dat wordt de echte uitdaging voor de komende jaren voor ons en andere zorginstellingen. Wij zijn dan ook blij dat we nu al de stap gezet hebben naar een zorgspecifieke begrotingsapplicatie die ons bij die ontwikkeling kan helpen. Wij gaan vooruit.’

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Dick Van Veen